Hướng dẫn sử dụng thông tin, giấy tờ tích hợp VNeID khi làm thủ tục BHXH

Quy định về tiếp nhận hồ sơ TTHC lĩnh vực BHXH theo Quyết định 475/QĐ-BHXH

1. Tiếp nhận hồ sơ TTHC trực tiếp tại Bộ phận Một cửa

- Viên chức tiếp nhận hồ sơ yêu cầu người nộp hồ sơ xuất trình Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn thời hạn, giá trị sử dụng để xác thực danh tính, đối chiếu các thông tin về số Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu, giới tính, quê quán hoặc nguyên quán, nơi thường trú, nơi cấp, ngày cấp, đặc điểm riêng và nhận dạng...; đồng thời đối chiếu, kiểm tra thông tin, số điện thoại liên hệ ghi trên mẫu đơn, tờ khai và số điện thoại đã lưu trong cơ sở dữ liệu (nếu có).

Trường hợp các thông tin đối chiếu trên không khớp hoặc số Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu chưa được đồng bộ với dữ liệu đang quản lý thì cần yêu cầu người nộp hồ sơ làm rõ hoặc bổ sung trước khi lập Giấy Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Trường hợp ủy quyền nộp hồ sơ, phải kiểm tra tính pháp lý của giấy ủy quyền theo quy định, yêu cầu xuất trình Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu của người được ủy quyền, nộp giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền theo đúng quy định của pháp luật.

- Kiểm tra, xác thực tài khoản số của cá nhân thông qua số định danh cá nhân của công dân Việt Nam hoặc số hộ chiếu (hoặc số giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế) của người nước ngoài và mã số của tổ chức theo quy định. Trường hợp cá nhân chưa có tài khoản số nhưng đã có tài khoản giao dịch điện tử BHXH, viên chức tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn thực hiện hoặc tạo tài khoản cho tổ chức, cá nhân trên Cổng Dịch vụ công quốc gia theo quy định. Trường hợp chưa có tài khoản số và tài khoản giao dịch điện tử BHXH, hướng dẫn tạo tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia và tài khoản giao dịch điện tử BHXH để thuận tiện cho việc nộp hồ sơ giao dịch trực tuyến và tra cứu các thông tin liên quan. Trường hợp ủy quyền giải quyết TTHC, tài khoản số được xác định theo số định danh của cá nhân ủy quyền. Đối với tài khoản của tổ chức, kiểm tra đối chiếu với thông tin dữ liệu của tổ chức trong cơ sở dữ liệu của cơ quan BHXH hoặc hướng dẫn kê khai để cấp tài khoản đối với đơn vị tham gia lần đầu.

- Thực hiện kiểm tra dữ liệu điện tử của các thành phần hồ sơ TTHC. Trường hợp thông tin, dữ liệu, hồ sơ, giấy tờ điện tử có giá trị pháp lý của tổ chức, cá nhân đã được kết nối, chia sẻ giữa các cơ sở dữ liệu Quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, hệ thống thông tin, Cổng Dịch vụ công quốc gia với Hệ thống thông tin giải quyết TTHC thì tổ chức, cá nhân không phải khai lại thông tin hoặc nộp lại hồ sơ, giấy tờ, tài liệu; cán bộ Một cửa kiểm tra và chuyển vào hồ sơ TTHC điện tử cho tổ chức, cá nhân. Trường hợp khi tiếp nhận hồ sơ giải quyết TTHC phát hiện thông tin trong hồ sơ, giấy tờ chưa có sự thống nhất với thông tin, dữ liệu, hồ sơ, giấy tờ điện tử trong các cơ sở dữ liệu Quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành thì thực hiện tiếp nhận hồ sơ giấy; việc đối chiếu, sửa đổi thông tin thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

- Nếu thông tin xác thực danh tính và thông tin hồ sơ chính xác, đầy đủ thì thực hiện số hóa hồ sơ theo quy định, đồng thời quét (scan) hình ảnh Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu, thực hiện ký số và đính kèm tập tin hình ảnh này vào Phần mềm TNHS để chuyển cho Phòng hoặc bộ phận nghiệp vụ giải quyết (cùng hồ sơ giấy đã tiếp nhận); cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin giải quyết TTHC số lượng hồ sơ tiếp nhận của TTHC (gắn với từng đối tượng); lập 02 bản Giấy Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) để gửi 01 bản cho tổ chức, cá nhân và 01 bản chuyển cho Phòng hoặc bộ phận nghiệp vụ giải quyết (gửi kèm cùng hồ sơ giấy). Giấy Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả được lập cho từng loại hồ sơ theo từng TTHC.

- Nếu hồ sơ chưa chính xác, đầy đủ thì gửi tổ chức, cá nhân Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) để hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ; nếu hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì gửi tổ chức, cá nhân Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03). Viên chức tiếp nhận phải hướng dẫn cụ thể, đầy đủ trong một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác hoặc gửi đúng đến cơ quan có thẩm quyền.

2. Tiếp nhận hồ sơ TTHC qua dịch vụ bưu chính công ích

Viên chức tại Bộ phận Một cửa tiếp nhận hồ sơ do đơn vị dịch vụ bưu chính công ích chuyển đến, thực hiện quy định Giao hồ sơ theo quy định tại Điều 7 Quyết định số 45/2016/QĐ-TTg, kiểm đếm hồ sơ theo danh mục tài liệu ghi trên Phiếu gửi hồ sơ của đơn vị cung cấp dịch vụ bảo đảm có xác nhận của người gửi và nhân viên bưu chính, phù hợp với số lượng hồ sơ thực tế tại thời điểm giao nhận. Ngoài việc kiểm tra, đối chiếu thông tin trên cơ sở dữ liệu như nhận hồ sơ trực tiếp, trường hợp nếu thấy cần thiết, liên lạc với người nộp hồ sơ để xác minh một số thông tin liên quan như: đơn vị công tác, thông tin thành viên hộ gia đình, thông tin trên Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu để có cơ sở cập nhật, đồng bộ dữ liệu của người lao động theo Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu, mã định danh công dân; đối với trường hợp đã có số điện thoại lưu trên cơ sở dữ liệu của cơ quan BHXH nhưng khác với số điện thoại ghi trên mẫu đơn, tờ khai, cần kiểm tra, xác nhận với người đề nghị giải quyết để thống nhất thông tin liên lạc qua số điện thoại.

- Trường hợp hồ sơ chính xác, đầy đủ thì ký Biên bản giao nhận hồ sơ theo mẫu của đơn vị dịch vụ bưu chính phát hành trong đó ghi rõ: Các hồ sơ TTHC, số hiệu phiếu gửi của từng hồ sơ; xác nhận về tính đầy đủ của hồ sơ; lập 01 bản Giấy Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) để chuyển cho Phòng hoặc bộ phận nghiệp vụ giải quyết (gửi kèm cùng hồ sơ). Đồng thời, số hóa các thành phần hồ sơ, cập nhật vào phần mềm TNHS để chuyển cho Phòng hoặc bộ phận nghiệp vụ giải quyết (cùng hồ sơ giấy đã tiếp nhận); cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin giải quyết TTHC số lượng hồ sơ tiếp nhận của TTHC.

- Trường hợp hồ sơ của cá nhân chưa chính xác, đầy đủ, không thuộc phạm vi giải quyết hoặc không thực hiện đúng quy trình giao nhận hồ sơ theo quy định tại Điều 6 Quyết định số 45/2016/QĐ-TTg thì chuyển trả cho cá nhân qua dịch vụ bưu chính theo trường hợp quy định tại điểm đ Khoản 1 Điều này.

- Trường hợp hồ sơ của tổ chức chưa chính xác, đầy đủ hoặc không thuộc phạm vi tiếp nhận thì không thực hiện tiếp nhận; đồng thời thông tin cho đơn vị để hướng dẫn nộp bổ sung theo quy định.

3. Tiếp nhận hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam, tổ chức I-VAN.

Các hồ sơ được tiếp nhận qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam, tổ chức I-VAN đều phải được chuyển đến Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của BHXH Việt Nam. Việc tiếp nhận hồ sơ, thẩm định, phê duyệt và trả kết quả TTHC qua tổ chức I-VAN, Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam và hồ sơ được điều hướng tiếp nhận từ Cổng Dịch vụ công quốc gia được thực hiện theo quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp của BHXH Việt Nam và các văn bản khác có liên quan.

Việc thông báo, hướng dẫn các nội dung liên quan đến tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả TTHC được thực hiện thông qua chức năng gửi thư điện tử, hoặc gửi vào tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam.